Pendahuluan
Sahabat Onlineku, dalam dunia bisnis, terdapat banyak istilah yang sering kita dengar, seperti procurement dan purchasing. Namun, apakah kamu tahu apa perbedaan antara keduanya? Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan secara detail perbedaan antara procurement dan purchasing serta kelebihan dan kekurangannya. Dengan memahami perbedaan ini, diharapkan kamu akan lebih siap dalam mengelola aspek pengadaan dalam bisnis kamu. So, let’s get started!
Procurement
Dahulu, procurement lebih dikenal sebagai purchasing dalam dunia bisnis. Namun, seiring dengan perkembangan zaman, pengertian purchasing semakin luas hingga lahir istilah procurement. Procurement merujuk pada proses perencanaan, pengadaan, dan pengelolaan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan bisnis. Dalam konteks ini, procurement tidak hanya terbatas pada pembelian barang atau jasa, tetapi juga mencakup aspek strategis, seperti perencanaan kebutuhan, negosiasi kontrak, dan manajemen risiko.
⭐ Procurement melibatkan banyak pihak, termasuk pengelola, tim procurement, departemen keuangan, dan pemasok. Setiap langkah dalam proses procurement harus dijalankan dengan cermat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Salah satu contoh institusi yang memiliki sistem procurement yang efektif adalah pemerintahan. Mereka memiliki prosedur dan regulasi ketat dalam melakukan pengadaan barang dan jasa agar transparan dan menghindari praktik korupsi.
⭐ Perbedaan utama antara procurement dengan purchasing terletak pada ruang lingkupnya. Procurement mencakup seluruh proses pengadaan, sedangkan purchasing lebih fokus pada aspek pembelian. Procurement berfokus pada manajemen risiko, hubungan dengan pemasok, strategi pengadaan, dan analisis kebutuhan. Sedangkan purchasing merupakan bagian dari proses procurement yang lebih spesifik dalam melakukan pembelian barang atau jasa dari pemasok.
⭐ Kelebihan dari proses procurement adalah adanya manajemen risiko yang lebih baik. Melalui proses procurement yang sistematis, perusahaan dapat melakukan evaluasi pemasok, memitigasi risiko pada rantai pasok, dan memastikan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan. Selain itu, procurement juga mengoptimalkan pengelolaan persediaan, sehingga perusahaan dapat menghindari barang yang tidak diperlukan dan mengendalikan biaya.
❌ Namun, ada juga beberapa kekurangan dalam proses procurement. Pertama, proses procurement yang rumit dan cenderung memakan waktu. Mengurangi waktu pengadaan dapat menjadi tantangan bagi perusahaan yang ingin mendapatkan barang atau jasa secepat mungkin. Kedua, proses procurement dapat mengakibatkan birokrasi internal yang berlebihan, terutama pada perusahaan yang memiliki struktur organisasi yang kompleks. Hal ini dapat memperlambat pengambilan keputusan dan menghambat efisiensi operasional.
Purchasing
Berbeda dengan procurement, purchasing lebih fokus pada aspek pembelian dalam proses pengadaan barang atau jasa. Purchasing bertanggung jawab untuk menyelesaikan proses pembelian dengan pemasok yang terbaik dalam hal harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Purchasing juga berkaitan erat dengan manajemen persediaan, dimana mereka bertugas mengawasi dan mengoptimalkan proses pengadaan barang untuk menjaga persediaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
⭐ Purchasing menjadi tahap penting dalam proses procurement karena mereka memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Mereka bertindak sebagai perantara antara perusahaan dan pemasok, menjalin hubungan baik dengan pemasok, melakukan negosiasi kontrak, dan memantau kualitas barang atau jasa yang diterima. Dalam praktiknya, purchasing juga harus memperhatikan aspek logistik, termasuk pengiriman barang, pemenuhan permintaan, dan penanganan masalah yang mungkin terjadi.
⭐ Salah satu kelebihan dari purchasing adalah efisiensi operasional yang diperoleh melalui pengelolaan persediaan yang baik. Dengan melakukan analisis kebutuhan perusahaan secara akurat, purchasing dapat mengatur jadwal dan volume pembelian agar persediaan selalu mencukupi. Hal ini membantu perusahaan menghindari kelebihan ataupun kekurangan persediaan yang dapat membahayakan kelancaran operasional. Selain itu, purchasing juga memiliki kesempatan untuk memanfaatkan keuntungan yang ditawarkan oleh pemasok dalam hal harga dan kualitas barang atau jasa yang diperoleh.
❌ Meskipun memiliki kelebihan, purchasing juga memiliki kekurangan sendiri. Salah satu kekurangan yang mungkin terjadi adalah ketidakmampuan dalam menemukan pemasok yang reliable dan dapat diandalkan. Proses finding pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan bisa memakan waktu dan energi yang cukup besar. Kekurangan lainnya adalah risiko ketergantungan terhadap satu pemasok tertentu. Bila terjadi masalah pada pemasok tersebut, maka kesinambungan operasional perusahaan dapat terancam. Oleh karena itu, purchasing harus mampu melakukan diversifikasi pemasok agar risiko tersebut dapat dikelola dengan baik.
Tabel Perbedaan Procurement dan Purchasing
| Perbedaan | Procurement | Purchasing |
|---|---|---|
| Definisi | Proses perencanaan, pengadaan, dan pengelolaan sumber daya untuk melaksanakan kegiatan bisnis. | Aspek pembelian dalam proses pengadaan barang atau jasa. |
| Ruang Lingkup | Meliputi seluruh proses pengadaan dan aspek strategis. | Lebih fokus pada aspek pembelian dari pemasok. |
| Manajemen Risiko | Mengoptimalkan pengelolaan persediaan dan memitigasi risiko pada rantai pasok. | Mengawasi kualitas, harga, dan waktu pengiriman barang atau jasa. |
| Kecepatan Proses | Mungkin memakan waktu lebih lama. | Lebih cepat dalam melakukan pembelian dengan pemasok. |
| Keuntungan Utama | Manajemen risiko yang lebih baik dan pengelolaan persediaan yang lebih efisien. | Efisiensi operasional dan potensi keuntungan melalui negosiasi harga. |
| Keterbatasan | Potensi birokrasi internal yang berlebihan dan kompleksitas proses. | Kesulitan dalam menemukan pemasok yang reliable dan risiko ketergantungan pada satu pemasok. |
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa perbedaan mendasar antara procurement dan purchasing?
Procurement mencakup seluruh proses pengadaan dan aspek strategis, sedangkan purchasing lebih fokus pada aspek pembelian dari pemasok.
2. Apa yang dimaksud dengan manajemen risiko dalam procurement?
Manajemen risiko dalam procurement melibatkan evaluasi pemasok, mitigasi risiko pada rantai pasok, dan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan.
3. Apa peranan purchasing dalam proses pengadaan barang atau jasa?
Purchasing bertanggung jawab untuk menyelesaikan proses pembelian dengan pemasok yang terbaik dalam hal harga, kualitas, dan waktu pengiriman.
4. Bagaimana purchasing mengoptimalkan pengelolaan persediaan?
Purchasing melakukan analisis kebutuhan perusahaan secara akurat untuk mengatur jadwal dan volume pembelian agar persediaan selalu mencukupi.
5. Apa saja keunggulan procurement dalam melakukan pengadaan?
Keunggulan procurement antara lain manajemen risiko yang lebih baik, optimasi persediaan, dan kebijakan pengelolaan sumber daya yang efektif.
6. Apa risiko yang mungkin dihadapi oleh purchasing dalam proses pembelian?
Risiko yang mungkin dihadapi oleh purchasing antara lain kesulitan dalam menemukan pemasok yang reliable dan risiko ketergantungan pada satu pemasok.
7. Mengapa proses procurement memerlukan waktu yang lebih lama?
Proses procurement memerlukan waktu yang lebih lama karena melibatkan langkah-langkah yang kompleks dalam pengadaan, mulai dari perencanaan hingga evaluasi pemasok.
Kesimpulan
Sahabat Onlineku, setelah memahami perbedaan antara procurement dan purchasing serta kelebihan dan kekurangannya, kita dapat menyimpulkan bahwa kedua aspek ini sangat penting dalam pengelolaan aspek pengadaan dalam bisnis. Procurement membantu mengoptimalkan pengelolaan persediaan, memitigasi risiko pada rantai pasok, dan menerapkan kebijakan perusahaan. Sedangkan purchasing bertindak sebagai perantara antara perusahaan dan pemasok dalam melakukan pembelian barang atau jasa.
Dalam menghadapi tantangan pengadaan dalam bisnis, perusahaan perlu mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan dari kedua aspek ini. Dalam hal ini, perusahaan dapat memanfaatkan kelebihan dari masing-masing proses untuk mencapai keberhasilan dalam menjalankan bisnis.
Jadi, tidak ada yang lebih baik antara procurement dan purchasing. Semuanya tergantung pada kebutuhan dan strategi perusahaan. Yang terpenting adalah mencapai efisiensi operasional dalam pengadaan barang atau jasa agar bisnis kita dapat berjalan dengan baik.
Disclaimer
Informasi yang terdapat dalam artikel ini bersifat umum dan tidak dimaksudkan sebagai saran atau rekomendasi profesional. Pastikan selalu untuk melakukan riset dan berkonsultasi dengan ahli sebelum mengambil keputusan berdasarkan informasi yang diberikan dalam artikel ini. Penulis dan penerbit artikel ini tidak bertanggung jawab atas kerugian atau kerusakan yang mungkin timbul akibat penggunaan informasi ini.
